Data processing agreement

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH (DPA)

Wersja: 20260725Opublikowano: 2026-07-11Obowiązuje dla nowych umów od: 2026-07-11, a dla trwających umów zawartych wcześniej od: 2026-07-25

§1. Strony i przedmiot

  1. Administratorem jest Klient wskazany w koncie i zamówieniu, a podmiotem przetwarzającym Atomic Tech Labs Sp. z o.o., ul. Nowowiejska 16M, 83-330 Borkowo, KRS 0001171542, NIP 5892101309, kontakt: gdpr@awesomesrv.eu.
  2. Umowa obowiązuje, gdy w ramach VPS, storage, backupu, hostingu lub wsparcia Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta. Nie dotyczy danych konta i rozliczeń przetwarzanych przez Usługodawcę jako odrębnego administratora.
  3. Przedmiotem jest przechowywanie, udostępnianie infrastruktury, transmisja, backup, odtwarzanie, zabezpieczenie i pomoc techniczna w zakresie zamówionej Usługi. Przetwarzanie trwa przez okres Usługi i technicznego usuwania danych.
  4. Kategorie osób i typy danych zależą od sposobu użycia Usługi przez Klienta i mogą obejmować użytkowników, klientów, pracowników i kontrahentów oraz dane identyfikacyjne, kontaktowe, kont, komunikacji, transakcji, precyzyjne dane lokalizacyjne, w tym GPS, a także dane biometryczne, w tym szablony lub embeddingi i wyniki porównania twarzy, oraz inne dane zapisane przez Klienta. Mogą to być szczególne kategorie danych lub dane o wyrokach, jeżeli Klient zgodnie z prawem zdecyduje się je przetwarzać i zastosuje odpowiednie zabezpieczenia.

§2. Instrukcje i obowiązki Procesora

  1. Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, którym jest umowa, konfiguracja Usługi i zgodne z umową zgłoszenia. Transfer poza EOG również wymaga instrukcji lub podstawy prawnej.
  2. Jeżeli prawo nakazuje inne przetwarzanie, Procesor informuje o tym Klienta przed jego rozpoczęciem, chyba że prawo tego zabrania. Procesor niezwłocznie informuje, jeżeli jego zdaniem instrukcja narusza RODO lub inne przepisy ochrony danych.
  3. Osoby upoważnione są zobowiązane do poufności. Procesor stosuje środki odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, izolację, rejestrowanie operacji, zarządzanie podatnościami, kopie systemowe i procedury ciągłości działania.
  4. Procesor pomaga – z uwzględnieniem charakteru przetwarzania – w realizacji praw osób, obowiązków z art. 32–36 RODO, ocenie skutków i konsultacjach z organem. Klient pozostaje odpowiedzialny za decyzje administratora.
  5. Procesor zgłasza Klientowi naruszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od powzięcia wiadomości o naruszeniu, przekazując dostępne informacje wymagane przez art. 33 ust. 3 RODO. Brak pełnych ustaleń nie opóźnia pierwszego zgłoszenia; dalsze informacje są przekazywane etapami.

§2a. Minimalne środki techniczne i organizacyjne

  1. Procesor stosuje: indywidualne konta administracyjne i MFA tam, gdzie jest dostępne; zasadę najmniejszych uprawnień i okresowe przeglądy dostępów; szyfrowanie transmisji TLS; szyfrowanie danych uwierzytelniających i pól aplikacyjnych oznaczonych jako poufne; separację klientów na warstwie wirtualizacji, sieci i storage; ochronę przeciwko złośliwemu ruchowi w zakresie wskazanym w zamówieniu; rejestrowanie dostępu administracyjnego i zmian; zarządzanie aktualizacjami i podatnościami; monitoring dostępności oraz procedury obsługi incydentów.
  2. Kopie systemowe i dane Klienta są chronione kontrolą dostępu, a jeżeli zamówiono backup – także parametrami retencji, RPO, RTO, szyfrowania i domeny awarii wskazanymi w zamówieniu. Procesor testuje odtwarzanie co najmniej kwartalnie.
  3. Personel otrzymuje dostęp wyłącznie w zakresie obowiązków, podlega poufności i szkoleniom. Dostęp do danych Klienta w ramach wsparcia jest rejestrowany i ograniczony do czasu potrzebnego do realizacji zgłoszenia.
  4. Procesor utrzymuje procedurę ciągłości działania, odtwarzania po awarii, usuwania danych i bezpiecznego wycofywania nośników. Na żądanie przekazuje Klientowi dostępny opis wyników testów bez informacji zagrażających bezpieczeństwu innych klientów.

§3. Podprocesorzy

  1. Klient udziela ogólnego upoważnienia do korzystania z podprocesorów niezbędnych do centrum danych, sieci, wsparcia, bezpieczeństwa, backupu i poczty. Konkretna aktualna lista właściwa dla Usługi jest przekazywana w zamówieniu lub na żądanie pod gdpr@awesomesrv.eu.
  2. Dla Usługi Poczty Biznesowej pierwszym podprocesorem infrastruktury pocztowej jest Openprovider. Zakres może obejmować identyfikatory skrzynek i aliasów, techniczne dane uwierzytelniające, treść wiadomości i załączników, nagłówki, metadane transmisji oraz logi bezpieczeństwa i dostarczania. Informacja o lokalizacji przetwarzania i podstawie ewentualnego transferu poza EOG jest przekazywana przed uruchomieniem sprzedaży w zamówieniu albo aktualnej liście podprocesorów.
  3. Procesor informuje Klienta na trwałym nośniku co najmniej 14 dni przed dodaniem lub zastąpieniem podprocesora, podając jego nazwę, lokalizację i zakres. Klient może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych. Strony szukają rozwiązania; gdy nie jest możliwe, Klient może zakończyć dotkniętą Usługę bez opłaty za przyszły okres.
  4. Podprocesor jest związany co najmniej takimi samymi obowiązkami ochrony danych. Procesor odpowiada wobec Klienta za wykonanie tych obowiązków przez podprocesora zgodnie z RODO.

§4. Audyt i informacje

  1. Procesor udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO oraz umożliwia audyty Klienta lub upoważnionego niezależnego audytora.
  2. Audyt jest poprzedzony rozsądnym zawiadomieniem, odbywa się z poszanowaniem bezpieczeństwa i poufności innych klientów oraz co do zasady w godzinach pracy. Ograniczenie częstotliwości nie obowiązuje po naruszeniu, na żądanie organu ani gdy istnieją uzasadnione wątpliwości co do zgodności.
  3. Każda strona ponosi własne zwykłe koszty. Klient pokrywa uzgodnione dodatkowe koszty audytu na miejscu, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie Procesora.

§5. Zakończenie

  1. Po zakończeniu Procesor, według wyboru Klienta, zwraca możliwe do wyeksportowania dane albo je usuwa, chyba że prawo wymaga przechowania. Wybór można przekazać przed końcem Usługi lub w okresie eksportu wskazanym w Panelu i regulaminie danej Usługi; dla VPS i Hostingu możliwość technicznie dostępnego eksportu może trwać do zaplanowanego trwałego usunięcia.
  2. Dane głównej Usługi są usuwane w terminie jej lifecycle. Dla VPS i Hostingu zakończenie następuje po 14 dniach, a trwałe usunięcie pozostałych danych infrastruktury najwcześniej po 44 dniach od końca opłaconego okresu; aktywny eksport, blokada administracyjna lub obowiązek prawny mogą ten termin wydłużyć. Backupy są usuwane po właściwym cyklu retencji wskazanym w zamówieniu. Procesor potwierdza usunięcie na żądanie, wskazując zakres i datę operacji.
  3. Obowiązek poufności i postanowienia potrzebne do rozliczenia odpowiedzialności pozostają w mocy po zakończeniu.